CURSO BÁSICO DE SECRETARIADO
CURSOS ONLINE/ AUTORA PEREZ MARIA DE LOS ÁNGELES - PROFESORA VIRTUAL
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Maria de los A. Pérez -
El ambiente, recursos y herramientas de trabajo
Accesibilidad
La Secretaria es un departamento muy importante en toda empresa, es por ello, que toda secretaria debe adquirir destrezas y habilidades que le permitan realizar un excelente trabajo.
Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa. En este curso de mailxmail podrás conocer todas las técnicas necesarias para poder ser una buena secretaria.
Facilidad de expresión
Capítulo siguiente: 2 - Facilidad de redacción
Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores que intervienen en la empresa tales como Personal de Administración, Empleados, Clientes, Proveedores, Supervisores, y toda aquella persona que amerita tener una información con respecto a la compañía.
Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas características que le permitan tener una calidad de comunicación a continuación citaremos varios características al respecto:
1.- Dominio del tema,
2.- Buen Vocabulario,
3.- Buena Dicción,
4.- Facilidad para exponer las ideas
5.- Cordialidad y respeto.
Facilidad de redacción
Capítulo anterior: 1 - Facilidad de expresión
Capítulo siguiente: 3 - Buenas relaciones
Toda secretaría necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de la empresa tales como actas, funciones, anotaciones de procedimientos, inventarios, nóminas, planillas, bauches de pago, listado de precios, relación de gastos entre muchas otras funciones dependiendo del servicio que brinde la empresa y de las funciones inherentes al cargo que varían de una empresa a otra, es por ello, que toda secretaria debe tener excelente dominio, de todo procedimiento, que requiere llevar cualquier tipo de informe escrito.
Toda secretaria debe tener excelente dominio de los procesos de:
Descripción, Narración, Síntesis o Resumen, Abreviación, Paráfrasis, Entre otras formas de expresión de lenguaje escrito. Ortografía, Redacción, Conocimiento del Orden Alfabético en cuanto a Archivo.
Buenas relaciones
Capítulo anterior: 2 - Facilidad de redacción
Capítulo siguiente: 4 - Creativa y dinámica
Es absolutamente necesario que la persona encargada de la secretaria de una empresa tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo que le rodea, puesto que los posibles percances que puedan presentarse entre el grupo de trabajo, atrasan los procesos y procedimientos de la empresa, y generan un retroceso en el buen funcionamiento de la empresa.
También es importante que la secretaria, sea una persona, que pueda ser un enlace entre los equipos de administración y sus equipos de trabajo subalternos.
Un factor muy importante en el avance de toda compañía, es su relación, con las personas ajenas a la empresa, pero que tienen un vinculo con la empresa por cualquier vía, bien sea como productores, proveedores, consumidores, clientes, o cualquier otra forma de vinculo con la empresa, por ello, es que es importante que toda secretaria, mantenga estos vínculos, en perfecta armonía, por el bien de la empresa, y demás factores que lo integran
Creativa y dinámica
Capítulo anterior: 3 - Buenas relaciones
Capítulo siguiente: 5 - Responsabilidad
En toda empresa se presentan cualquier tipo de imprevisto, situaciones inesperadas, que ameritan soluciones improvisadas que contribuyan a que los imprevistos, no afecten, el excelente desenvolvimiento de la empresa y de las diferentes funciones de la empresa.
Por eso, es necesario que toda buena secretaria sea creativa, dinámica, y que tenga mucha facilidad para levantarse en medio de las presiones que causan los imprevistos, y ella pueda ser un eslabón importante en la empresa.
Sin embargo, toda secretaria debe ser prudente y velar por el cumplimiento de las normativas establecidas en la empresa y todo cambio o estilo de resolver problemas debe ser consultados ante sus jefes inmediatos, antes de ser ejecutados. Pero luego de ser aprobado, deben ser implementados, de la forma correcta
Responsabilidad
Capítulo anterior: 4 - Creativa y dinámica
Capítulo siguiente: 6 - Perfil de secretaria
Todo trabajo dentro de una compañía es realmente necesario y obligatorio pero en los cargos de mayor peso dentro de una compañía es el cargo que amerita mayor responsabilidad, por ello es necesario que una secretaria que aspira ser excelente, pueda realizar sus funciones con eficiencia, y puntualidad la responsabilidad viene a ser unas de las características mas vitales de una secretaria.
La Responsabilidad amerita puntualidad, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanto asistencia, respeto del horario, y prontitud en cuanto a cada una de las tareas que deba realizar
Perfil de secretaria
Capítulo anterior: 5 - Responsabilidad
Capítulo siguiente: 7 - Confiabilidad
Unos de los perfiles que requieren mayor atención, en cuanto a sus postura, dentro de la empresa, son:
· Los Gerentes,
· Los Administradores,
· Los Contadores,
· Los Coordinadores,
· Los Supervisores,
· Y la Secretaria.
Este es el personal que generalmente llevan el reto de dirigir la empresa hacia la excelencia, cuando cualquiera de estos factores de un equipo de trabajo expresa una mala imagen, la confiabilidad en la empresa, tiende a bajar de nivel, por ellos es que todos y cada uno de estos autores, deben mantener un perfil que genere credibilidad, confiabilidad y respeto.
De la misma manera en que cada Personal en su cargo, genere credibilidad, confiabilidad y respeto, en esa misma medida, van a percibir, el trato de todos los demás miembros de su equipo de trabajo
Confiabilidad
Capítulo anterior: 6 - Perfil de secretaria
Capítulo siguiente: 8 - Activa y dinámica
Toda secretaria tiene acceso a los documentos más importantes de su compañía; archivo, inventario, relación de gastos, relación de precios, Actas, registros de la empresa, nominas de empleados, decisiones internas de la compañía, y muchas otro tipo de documentación privada de la empresa.
La secretaria debe formar parte de la Confiabilidad de la empresa y todos los documentos a los que la secretaria tenga acceso deben mantenerse estrictamente archivados, organizados, protegido, y garantizando el cuidado y protección acerca del contenido, evitar su extravío, evitar que personas ajenas tengan acceso a esos documentos o a los datos privados contenidos en ellos
Activa y dinámica
Capítulo anterior: 7 - Confiabilidad
Capítulo siguiente: 9 - El ambiente, recursos y herramientas de trabajo
Las habilidades y las destrezas de una secretaria, le permiten escalar otras posiciones dentro de la empresa, mejorar el procedimiento ya establecido, con respecto a ese cargo, y darle mayor valor al servicio que presta dentro de una empresa.
Toda empresa necesita una secretaria, dinámica, activa y productiva, que se sienta el avance y desarrollo, de cada una de las ejecuciones de sus funciones dentro de la empresa.
El prestigio que tenga El Cargo de Secretaria dentro de una empresa, dependerá del nivel de desenvolvimiento que tenga, la persona que ejecuta dicho cargo.
El ambiente, recursos y herramientas de trabajo
Capítulo anterior: 8 - Activa y dinámica
Capítulo siguiente: 10 - Accesibilidad
La Secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden en todas las cosas concernientes a su trabajo.
Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todas los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo, tales como:
- Archivo,
- Escritorio,
- Carpetas,
- Libros de Actas,
- Libros Ingresos,
- Carpetas Nóminas,
- Carpetas de Facturación,
- Carpeta con Relación de gastos,
- Documentos registrados en la Computadora,
- Buzón de Archivos,
- Cualquier otro recurso, que este bajo su responsabilidad.
No es permitido, que toda documentación de la empresa, que este bajo la supervisión de la secretaria, estén desordenados, extraviados, sin pulcritud, deteriorado, sin culminar el trabajo, pospuesto para última hora.
Accesibilidad
Capítulo anterior: 9 - El ambiente, recursos y herramientas de trabajo
Si bien es cierto que hay que considerar la privacidad que se le debe tener a los documentos, herramientas, y espacios, que le son confiados a la secretaria, también es absolutamente necesario, de que toda secretaria, mantenga todo su trabajo, recursos, y ambiente, dispuestos de manera accesibles, para el momento, en que la empresa amerite que otro personal se encargue de determinada labor que corresponda al acceso a esa documentación, a esos archivos, a esos espacios, o a esos recursos, o en caso de que amerite, una suplente en el cargo, una ampliación del personal en esa área, ascensión, remoción o la sustitución de la secretaria, estos recursos, ambientes y documentos puedan estar disponibles, para las personas que ameriten usarlos, para el cumplimiento de sus funciones.
Autor:
Maria de los A. Pérez
Fecha de publicación: 21/04/08
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